Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous?
2. Site Web de l’AMQ®
3. Connaissances de base
   • Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
   • Qu’est-ce que la Loi 25?
   • Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité?
4. Votre consentement
   • Qu’est-ce qu’un consentement explicite?
   • Qu’est-ce qu’un consentement implicite?
5. Moins d’informations pour plus de sécurité
6. Engagements de l’AMQ®
7. Les raisons de la collecte, du traitement et de la communication des renseignements personnels ainsi que la façon dont le tout est fait
   • Raisons juridiques
   • Prestataires faisant partie de l’équipe de gestion de l’AMQ®
   • Système de gestion de contenu
   • Aucune installation de Google Analytics
   • Boite aux lettres électronique de l’AMQ®
   • Formulaire de contact
   • Demande de publication
   • Conversation avec les employés de l’AMQ®
   • Je suis membre de l’AMQ® / J’entame une demande pour (ré)adhérer à l’AMQ®
     • Adhésion & Réadhésion
     • Compagnies d’assurance
     • Référencement sur le site de l’AMQ®
     • Votre profil personnel
     • Conférences & Ateliers sur votre profil personnel
     • Formations AMQ® sur votre profil personnel
     • Création de reçus électroniques sur votre profil personnel
     • Commande de reçus papiers sur votre profil personnel
     • Envoi de documents de perfectionnement via votre profil personnel
     • Paiements divers
     • Infolettre
   • Je suis un agent d’assurance
     • Création d’un profil personnel à l’AMQ®
     • Confidentialité, protection et sécurité des informations personnelles
   • Je suis le client d’un massothérapeute de l’AMQ®
8. La durée de conservation des informations (de tout type) collectées et leur suppression/destruction
   • Obligations
     • L’AMQ®
       • La durée de conservation des informations (de tout type)
       • Suppression/Destruction des informations (de tout type)
     • Le massothérapeute
       • La durée de conservation des informations (de tout type)
       • Suppression/Destruction des informations (de tout type)
9. Les mesures de sécurité prises afin de sécuriser/protéger toute information (de tout type)
   • Un intérêt commun
   • Une équipe réfléchie
     • Des gestionnaires de confiance
     • Une équipe de gestion dévouée
     • Un Conseil administratif attentif
   • Mesures de sécurité sur le plan du numérique
   • Mesures de sécurité sur d’autres plans
   • Mesures liées à l’utilisation d’évaluations des facteurs relatifs aux informations personnelles
   • Limitations
10. Vos droits d’accès et de contrôle sur vos informations personnelles
    • Le droit à la portabilité des données
    • Le droit à l’oubli
11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Un renseignement personnel, aussi nommé donnée personnelle ou information personnelle, permet, selon la Commission d’accès à l’information du Québec, «d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.» Voici quelques exemples :

• Prénom;
• Nom;
• Date de naissance;
• Adresse;
• Numéro de téléphone;
• Courriel;
• Numéros de carte de crédit.

Pour en connaitre davantage sur le sujet des renseignements personnels, vous pouvez vous rendre sur le site de la Commission d’accès à l’information du Québec et lire la page Citoyens.

La Loi 25 est la loi modernisation des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Selon le Gouvernement du Québec, cette «réforme modernise les règles protégeant les renseignements personnels au Québec afin qu’elles soient mieux adaptées aux nouveaux défis posés par l’environnement numérique et technologique actuel.»

Il importe de prendre en compte que la Loi 25 touche autant le numérique que le papier.

Pour plus d’information sur la Loi 25, vous pouvez vous rendre sur le site du Gouvernement du Québec et lire la page Modernisation de la protection des renseignements personnels.

La politique de confidentialité, aussi nommée charte de confidentialité ou charte de protection des données personnelles, est un contrat entre l’entreprise/l’association ou autres et l’usager/l’utilisateur.

Cela concerne les engagements de l’entreprise/l’association ou autres dans la collecte, le traitement et la communication des données personnelles de l’usager/l’utilisateur.

Dans ce cas-ci, ladite politique de confidentialité est entre vous et l’Association des Massothérapeutes du Québec, qui comprend toute personne agissant en son nom.

C’est un accord verbal, par voie électronique ou par écrit qui est clair et précis. Voici quelques exemples :

• Accord verbal : un employé de l’AMQ® demande par téléphone à un membre s’il désire être référencé sur le site et ce dernier y consent;
• Accord par voie électronique : un futur membre remplit un formulaire d’adhésion en ligne et coche «J’accepte» à une demande de consentement spécifique;
• Accord par écrit : un client envoie par la poste un formulaire de plainte où il a complété et signé à la main la déclaration solennelle de véracité des faits.

C’est un accord qui peut être raisonnablement déduit de l’action ou de l’inaction d’une personne. Voici quelques exemples :

• Un membre fournit par téléphone les informations sur sa carte de crédit à un employé de l’AMQ® afin de payer un quelconque service;
• Un client fournit par courriel son nom et son numéro de téléphone pour publier une annonce sur le site de l’AMQ®;
• Un membre envoie par la poste son nouveau CV afin de mettre à jour son dossier.

Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des informations personnelles en cause, des fins auxquelles elles sont recueillies et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Adhésion & Réadhésion

Afin de vous offrir de nombreux services ainsi que d’ouvrir et de tenir à jour votre dossier en tant que membre massothérapeute de l’AMQ®, nous devons collecter, traiter et communiquer certains de vos renseignements personnels. À cet effet, nous créons :

• Un dossier papier à votre nom préservé dans un endroit sécurisé;
• Un fichier virtuel à votre nom dans la base de données sécurisée de l’AMQ®;
• Un profil personnel à votre nom sur le site de l’AMQ® dont vous avez l’accès.

En entamant une demande d’adhésion ou de réadhésion, vous acceptez donc que toute information (de tout type) inscrite dans le formulaire papier ou en ligne ainsi que les documents de tous types et contenant des informations diverses (de tout type) que vous nous envoyez par la poste, par courriel ou par tout autre moyen puissent être :

• Transférés à même le fichier virtuel à votre nom dans la base de données sécurisée de l’AMQ®;
• Traités et analysés par les employés de l’AMQ®;
• Imprimés et ajoutés à votre dossier papier préservé dans un endroit sécurisé.

Compagnies d’assurance

En tant que massothérapeute de l’AMQ®, vous acceptez que les agents des compagnies d’assurance puissent accéder à certaines de vos informations personnelles pour rembourser en tout ou en partie les réclamations de vos clients. Afin d’obtenir les informations nécessaires (de tout type), ils peuvent :

• Appeler directement à l’AMQ®;
• Écrire par courriel à l’AMQ®;
• Se connecter à leur profil personnel de l’AMQ®.

Référencement sur le site de l’AMQ®

Si vous désirez être référencé sur le site de l’AMQ®, une demande peut être faite. Ainsi, vous pourrez être affiché publiquement en tant que massothérapeute afin que des clients potentiels puissent vous contacter.

En procédant à une demande de référencement sur le site de l’AMQ®, vous acceptez que certaines de vos informations personnelles, décidées par vous, soient accessibles à tous. Les renseignements pouvant être affichés sont les suivants :

• Prénom;
• Nom;
• Ville(s);
• Technique(s);
• Numéro(s) de téléphone;
• Courriel;
• Site Web.

Vous pouvez, en tout temps, nous contacter afin de :

• Modifier/Supprimer certaines informations affichées;
• Retirer votre demande de référencement sur le site de l’AMQ®.

Votre profil personnel

En accédant à votre profil personnel, vous avez un droit de modification, d’ajout et de suppression sur certaines informations (de tout type) vous concernant.

Conférences & Ateliers sur votre profil personnel

À l’onglet «Conférences & Ateliers» de votre profil personnel, vous avez accès à une vitrine de conférences et d’ateliers payants (payables directement au formateur) et non payants. Lorsque vous faites une demande d’inscription, que ce soit payant ou non, certaines de vos informations personnelles peuvent être données au formateur.

• Si le bouton cliquable au bas de la conférence ou de l’atelier est «Je m’inscris!», vous acceptez, en vous inscrivant, que le formateur reçoive automatiquement votre prénom, votre nom ainsi que votre courriel afin qu’il puisse vous contacter.
• Si le bouton cliquable au bas de la conférence ou de l’atelier est «Accéder à la conférence ou à l’atelier», vous acceptez, en accédant au site Internet du formateur, de poursuivre votre inscription sur une autre plateforme dont la politique de confidentialité n’est pas la nôtre. Les informations personnelles vous concernant vous seront donc demandées via ce site Internet et non le nôtre.

En vous inscrivant à une conférence ou à un atelier sur votre profil personnel, vous acceptez donc d’être redirigé vers les fonctionnalités et politiques du formateur en question et non les nôtres.

Formations AMQ® sur votre profil personnel

À l’onglet «Formations AMQ®» de votre profil personnel, vous avez accès à une vitrine de formations offertes par l’AMQ® ainsi que ses collaborateurs dont le sujet traité est la spécialité de ces derniers. Après l’inscription et la complétion de la formation, un test obligatoire est à réussir (pour un maximum de trois reprises) afin d’obtenir une réussite à l’étude.

En vous inscrivant à la formation ainsi qu’en complétant le test, vous acceptez que votre note (ou vos notes si une reprise ou plus sont à faire) soit :

• Transférée à même le fichier virtuel à votre nom dans la base de données sécurisée de l’AMQ®;
• Traitée par les employés de l’AMQ®;
• Imprimée et ajoutée à votre dossier papier préservé dans un endroit sécurisé.

Cela est nécessaire au bon suivi de votre dossier.

Création de reçus électroniques sur votre profil personnel

En créant des reçus électroniques et/ou en enregistrant des clients dans votre répertoire, vous vous engagez à garder confidentiel (à moins que vous en soyez contraint par loi) toute information (de tout type) reçue, écrite et/ou entendue par ces derniers et/ou reliée à ces derniers et, de ce fait, de respecter le Code de Déontologie ainsi que le Livre des Règlements Généraux de l’AMQ®.

Dans la même lignée, il est de votre responsabilité de veiller à :

• Changer régulièrement le mot de passe de votre profil personnel afin de garder votre compte sécuritaire, donc accessible seulement par vous;
• Nous contacter à l’AMQ® le plus tôt possible si vous n’utilisez plus le même courriel, que vous n’y avez plus accès, qu’il a été piraté ou autres afin qu’on puisse supprimer l’ancien (de notre base de données ainsi que de votre profil personnel) et le remplacer.

À des fins de vérification et/ou de suivi, nous pouvons accéder à l’historique des dix derniers reçus électroniques que vous avez émis.

Commande de reçus papiers sur votre profil personnel

Lorsque vous passez une commande de reçus papiers, vous acceptez de procéder au paiement via une plateforme reconnue mondialement dans ce domaine. Le traitement de votre achat est protégé par cette dernière.

L’envoi de votre commande s’effectue avec Postes Canada. Il est donc important de lire leur politique de confidentialité au sujet de vos informations personnelles.

À des fins de préparation, de vérification et de suivi de votre commande, nous avons accès à certaines de vos informations personnelles.

Envoi de documents de perfectionnement via votre profil personnel

En nous transférant des documents de tous types et contenant des informations diverses (de tout type), vous acceptez que le tout soit :

• Transféré à même le fichier virtuel à votre nom dans la base de données sécurisée de l’AMQ®;
• Traité et analysé par les employés de l’AMQ®;
• Imprimé et ajouté à votre dossier papier préservé dans un endroit sécurisé.

Paiements divers

Les paiements faits à l’AMQ®, pour quelque service que ce soit, peuvent être faits, selon les circonstances, via :

• Un terminal de paiement;
• Une plateforme de paiement sur votre profil personnel;
• Un virement bancaire;
• De l’argent comptant;
• Un chèque.

Lorsque vous nous donnez des informations personnelles reliées aux paiements, que ce soit par téléphone, par courriel, en personne ou par tout autre moyen, nous nous assurons, selon les procédés et dispositifs mis à notre disposition à cet effet, que le tout reste confidentiel (à moins que nous en soyons contraints par loi), soit protégé et, selon les circonstances, soit supprimé/détruit.

Infolettre

En devenant membre de l’AMQ®, vous acceptez de recevoir notre infolettre qui regroupe des informations importantes et détaillées sur la profession ainsi que sur l’association.

Par souci de limiter les envois, l’AMQ® préserve l’infolettre pour les informations qui concernent la majorité des membres.

Puisque l’AMQ® regroupe énormément de massothérapeutes, nous devons procéder à un envoi de masse. En devant membre, vous acceptez donc que l’infolettre soit envoyée via une plateforme leader en courriel.

Vous avez la possibilité, en tout temps, de vous désabonner de l’infolettre en cliquant sur «unsubscribe» au bas du courriel reçu. Toutefois, nous ne vous recommandons pas de faire cela, étant donné que c’est notre plateforme de communication principale pour vous tenir au courant de toute information essentielle sur la profession ainsi que sur l’association.

Création d’un profil personnel à l’AMQ®

La création d’un profil personnel à votre nom sur le site de l’AMQ® est essentielle pour vous aider à faire votre travail, soit :

• Vérifier si le reçu que vous avez en main concorde bien avec l’un de nos membres massothérapeutes en règle et actifs de l’AMQ®;
• Rembourser en tout ou en partie le reçu du client.

Afin de vous offrir ce service et de vérifier votre identité, nous devons collecter, traiter et communiquer certains de vos renseignements personnels. À cet effet, nous créons :

• Un fichier virtuel à votre nom dans la base de données sécurisée de l’AMQ®;
• Un profil personnel à votre nom sur le site de l’AMQ® dont vous avez l’accès.

En entamant une demande de création d’un profil personnel à l’AMQ®, vous acceptez donc que les informations (de tout type) que vous nous avez fournies à votre sujet soient :

• Transférées à même le fichier virtuel à votre nom dans la base de données sécurisée de l’AMQ®;
• Traitées et analysées par les employés de l’AMQ®.

Confidentialité, protection et sécurité des informations personnelles

En accédant à votre profil personnel, vous vous engagez à garder confidentiel (à moins que vous en soyez contraint par loi) toute information (de tout type) reçue, écrite et/ou entendue par les membres de l’AMQ® et/ou reliée à ces derniers et, de ce fait, de respecter la présente politique de confidentialité tout en respectant la vôtre.

En acceptant de vous faire masser par un membre massothérapeute de l’AMQ®, vous consentez à ce que des informations personnelles vous concernant puissent être collectées, traitées et communiquées via :

• Une fiche client;
• Un plan de suivi des soins massothérapeutiques;
• Tout autre moyen pour inscrire ou dicter des notes;
• Un reçu papier;
• Un reçu électronique;
• Le répertoire virtuel des clients du massothérapeute, relié aux reçus électroniques.

Cela est essentiel afin :

• D’assurer le bon suivi de votre dossier;
• De connaitre votre condition et, par le fait même, les contrindications reliées au massage s’il y en a;
• D’améliorer les soins du massothérapeute.

La durée de conservation des informations (de tout type)

La finalité de la durée de conservation de plusieurs informations (de tout type) collectées par l’AMQ® ne peut être accomplie, puisque l’association :

1. Regroupe, informe et représente ses massothérapeutes…
2. Dans le but de favoriser l’art du massage dans le respect de la personne, du public et de la profession…
3. Tout en assurant le lien entre ses membres massothérapeutes, leurs clients et les agents d’assurance.

L’AMQ® se doit donc, en tout temps, d’accéder aux informations (de tout type) de ses massothérapeutes, membres ou anciens membres, retraités ou non, décédés ou non, afin de respecter son mandat si quelque situation en ce sens se présente à elle :

• Une plainte formelle;
• Une demande d’accès, obligatoire selon la loi, aux renseignements (de tout type) d’un de ses massothérapeutes;
• Une demande faite par un agent d’assurance pour vérifier l’identité d’un de ses massothérapeutes;
• Etc.

Suppression/Destruction des informations (de tout type)

Certaines informations (de tout type) peuvent tout de même devenir non essentielles (finalité accomplie), selon les circonstances. Voici quelques exemples :

• Un document envoyé par erreur par un membre;
• Une note prise à la main concernant un message vocal laissé par un agent d’assurance;
• Une demande d’adhésion papier ou virtuelle non complétée (après six mois d’attente).

En ces circonstances, l’option 1, soit la suppression/destruction des informations (de tout type) est obligatoire. Elle est appliquée par l’AMQ® ou, si besoin est, par un prestataire faisant partie de l’équipe de gestion de l’AMQ®. Nous nous assurons, selon les procédés et dispositifs mis à notre disposition à cet effet, que le tout soit supprimé/détruit définitivement.

La durée de conservation des informations (de tout type)

La finalité de la durée de conservation de toute information (de tout type) collectée sur les clients par le massothérapeute ne peut être accomplie que cinq ans après que ce dernier ait pris sa retraite de la massothérapie.

En effet, le massothérapeute se doit d’accéder aux informations (de tout type) de ses clients si quelque situation en ce sens se présente à lui :

• Une plainte formelle;
• Une demande d’accès, obligatoire selon la loi, aux renseignements (de tout type) d’un de ses clients;
• Une demande d’accès faite par l’un de ses clients concernant toute information (de tout type) prises sur ce dernier;
• Etc.

Suppression/Destruction des informations (de tout type)

Lorsque la finalité de la durée de conservation de toute information (de tout type) collectée sur les clients par le massothérapeute est accomplie (donc cinq ans après que ce dernier ait pris sa retraite de la massothérapie), l’option 1, soit la suppression/destruction des informations (de tout type) est obligatoire. Le massothérapeute se doit, selon les procédés et dispositifs mis à sa disposition à cet effet, de supprimer/détruire le tout définitivement.

L’AMQ® est encadrée par des gestionnaires de confiance dans le domaine de l’informatique, de la gestion et de la protection des informations personnelles physiques et/ou numériques. Ci-dessous, voici quatre de nos gestionnaires.

• Adsum Technologies Inc. veille au soutien informatique de l’AMQ®. Sa mission est d’accompagner autant au Canada qu’à l’international «les petites et moyennes entreprises dans la planification, l’utilisation, l’intégration et le développement de solutions informatiques, et ce, en maximisant leur investissement technologique.»
• Imédia Firme Créative est derrière la réalisation du site actuel de l’AMQ®. Ses services sont nombreux : «planification stratégique, booking média, conception publicitaire, design, web, réseaux sociaux et stratégie numérique».
• Marie Bélanger, directrice générale et trésorière au sein du Conseil d’administration, est détentrice d’une technique juridique.
• Art Abarzua, directeur adjoint et président au sein du Conseil d’administration, détient une formation en bureautique et gestion, incluant plusieurs cours sur les lois du travail.
• Marie-Eve Abarzua, adjointe administrative, assistante au soutien informatique et responsable de la protection des renseignements personnels, détient un baccalauréat en enseignement ainsi que plusieurs formations dans le domaine du numérique.

L’équipe de gestion de l’AMQ® est composée de massothérapeutes professionnels ainsi que d’employés possédant les compétences et les qualifications nécessaires afin de bien servir ses membres et le public.

Les employés traitants avec les membres de l’AMQ® :

• Ont des formations obligatoires sur la façon de sécuriser et de protéger toute information personnelle;
• Ont des réunions obligatoires afin d’être à jour sur toute actualité, nouveauté et/ou obligation sur la sécurisation et la protection de toute information personnelle.

Le Conseil d’administration est composé de 4 personnes qui doivent être membres actifs de l’AMQ® depuis au moins 10 années consécutives. D’une durée de 2 ans, leur mandat est :

• D’évaluer le rendement de la direction;
• D’établir les différents comités et de procéder à la nomination des personnes qui les composent;
• De s’assurer de la tenue à jour du Code de déontologie et du Livre des règlements généraux;
• D’approuver les budgets.

Un suivi serré de l’équipe de l’AMQ® est donc en place afin d’assurer son bon fonctionnement.

Vous avez le droit de demander :

• L’accès à vos informations personnelles aux fins de vérification ou pour toute autre raison;
• Que l’on transmette vos informations personnelles à une autre organisation autorisée à les recueillir;
• À ce que l’on apporte une correction sur vos informations personnelles si ces derniers sont inexacts.

À cette fin, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente politique de confidentialité, à la section «Responsable de la protection des renseignements personnels».

Pour des raisons de sécurité, nous prendrons les moyens nécessaires afin de vérifier votre identité. À la suite de quoi nous vous fournirons vos informations personnelles dans un format technologique structuré et couramment utilisé dans les 30 jours suivant votre demande.

Vous avez le droit de demander :

• La suppression de certaines de vos informations personnelles;
• La cessation de diffusion de certaines de vos informations personnelles;
• La désindexation de certains hyperliens reliés à vos informations personnelles.

À cette fin, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente politique de confidentialité, à la section «Responsable de la protection des renseignements personnels».

Pour des raisons de sécurité, nous prendrons les moyens nécessaires afin de vérifier votre identité.

L’AMQ® se doit, en tout temps, d’accéder aux informations (de tout type) de ses massothérapeutes, membres ou anciens membres, retraités ou non, décédés ou non, afin de respecter son mandat (à cet effet, voir les obligations de l’AMQ® à la section «La durée de conservation des informations (de tout type) collectées et leur suppression/destruction» dans la présente politique de confidentialité).

C’est la raison pour laquelle ce ne sont que certaines informations personnelles qui peuvent être supprimées, cessées d’êtres diffusées et/ou que certains hyperliens reliés à vos informations personnelles qui peuvent être désindexés.